Règlement intérieur ED EPIC

 

1. Périmètre de l’école doctorale

L’école doctorale « Éducation, Psychologie, Information Communication » (ED 485) désormais, « ED », accréditée Université de Lyon désormais, « UdL », est commune à 4 établissements opérateurs du Doctorat de l’UdL désormais, « établissements opérateurs » : les universités Lumière Lyon 2 désormais, « Lyon 2 », établissement référent de l’ED, Jean Moulin Lyon 3 désormais, « Lyon 3 », Jean Monnet Saint-Etienne désormais, « UJM », École normale supérieure de Lyon désormais, « ENS Lyon », ainsi qu’à 2 établissements non opérateurs : Sciences Po Lyon et l’Institut National des Sciences Appliquées de Lyon désormais, « INSA Lyon ». Elle fait partie du Collège doctoral de Lyon et Saint-Etienne, créé au sein de la COMUE « Université de Lyon », et a pour mission de constituer le cadre de la formation à et par la recherche dans les secteurs disciplinaires qu’elle regroupe.
S’appuyant sur les activités de 9 unités de recherche (UMR et EA), regroupant les potentiels scientifiques et réseaux internationaux des huit établissements, elle offre un éventail de centres de recherche, de programmes, de directeur.trices de recherche apte à assurer l’encadrement de leurs travaux et la préparation de leur avenir professionnel.

Unité	Établissement(s) tutelle(s)	Secteur(s) disciplinaire(s) relevant de l’ED
Centre de Recherches en Psychopathologie et Psychologie Clinique (CRPPC - EA 653)	Lyon 2	Psychologie clinique
Éducation, Cultures, Politiques (ECP - EA 4571)	Lyon 2, UJM, ENS Lyon	Sciences de l’éducation
Équipe de recherche de Lyon en sciences de l'Information et de la Communication (ELICO - EA 4147)	Lyon 2, Lyon 1,  Lyon 3, Enssib, Sciences Po Lyon	Sciences de l’information et de la communication
Groupe de Recherche en Psychologie Sociale (GRePS - EA 4163)	Lyon 2	Psychologie sociale et du travail
Interactions, corpus, apprentissages, représentations (ICAR - UMR 5191)	ENS Lyon, Lyon 2	Sciences de l’éducation, didactique
Laboratoire sur les Vulnérabilités et l'Innovation dans le Sport (L-VIS - EA 7428)	Lyon 1	Sciences du sport
Sciences et Société ; Historicité, Éducation et Pratiques (S2HEP - EA 4148)	Lyon 1, INSA	Didactique et philosophie des sciences
Équipe Marge - Centre d'étude des dynamiques et des frontières littéraires (CEDFL - EA 3712)	Lyon 3	Sciences de l’information et de la communication
Équipe de recherche DIPHE (Développement, Individu, Processus, Handicap, Éducation)	Lyon 2	Psychologie

Les unités de recherche qui composent l’ED partagent, chacune avec ses spécificités disciplinaires, théoriques et méthodologiques, un champ d’interrogation susceptible de créer entre elles une synergie interdisciplinaire.

2. Règles de composition et de fonctionnement de l’école doctorale

L’ED est administrée par une direction (un.e directeur.trice, un.e directeur.trice adjointe), un conseil, un secrétariat et des commissions ad hoc.

2.1. La direction de l’ED

L’ED est dirigée par :
-    un.e directeur.trice, nommé.e par le ou la président.e de l’UdL, sur avis du Conseil de l’ED et après validation par les chef.fes des établissements opérateurs constitutifs de l’ED ; il ou elle représente l’ED au sein du Collège doctoral de l’UdL et de toute autre instance utile au bon fonctionnement de l’ED ;
-    un.e directeur.trice adjoint.e désigné.e par les chef.fes de chacun des établissements opérateurs constitutifs de l’ED ; il ou elle assiste le la directeur.trice de l’ED pour traiter toutes les questions spécifiques à l’établissement qu’ils elles représentent.

La direction est notamment chargée de définir les orientations de la politique de l’ED, de préparer l’ordre du jour des réunions du Conseil, de préparer le budget de l’ED et de veiller à sa bonne exécution.

2.2. Le Conseil de l’ED

- Composition et règles de constitution du Conseil de l’ED
Le Conseil de l’ED compte 22 membres ; conformément aux dispositions de l’arrêté du 25 mai 2016 désormais, « l’arrêté » (art. 9). Il est rappelé que le conseil doit assurer une représentation équilibrée entre hommes et femmes.
Le conseil comprend :
•    12 représentant.es des établissements opérateurs constitutifs de l’ED et des unités de recherche ;
•    2 représentant.es des personnels ingénieurs, administratifs ou techniciens des établissements opérateurs et des équipes de recherches constitutifs de l’ED ;
•    4 représentant.es des doctorant·es ;
•    4 personnalités extérieures qualifiées dans les domaines scientifiques et les secteurs socio-économiques concernés par le périmètre de l’ED.
Le Conseil siège pour une durée de 4 ans ; le mandat des représentant·es des doctorant·es est de 2 ans.
Les représentant·es des établissements sont désigné·es par les établissements opérateurs et associés. Le la directeur.trice fait partie du Conseil sur le contingent attribué à leur établissement d’exercice.
Les représentant·es des personnels sont désigné·es par l’établissement référent principal de l’ED.
Les représentant·es des doctorant·es sont élu·es par liste comprenant des titulaires et suppléant.es, par les doctorant·es lorsque le mandat de leurs prédécesseur·es arrive à échéance. Il est demandé que les listes proposées au suffrage comprennent autant que possible des candidat.es issu.es de l’ensemble des disciplines et formes de doctorat (contrat, CIFRE, sans financement…). Nul quorum n’est requis.
Les personnalités extérieures au périmètre de l’ED sont désignées par le Conseil dans sa formation réduite aux représentant·es élu.es.

- Fonctionnement du conseil
Le Conseil de l’ED se réunit au moins trois fois pendant l’année universitaire sous la présidence du.de la directeur.trice de l’ED. Il délibère sur toutes les questions relatives à la politique de l’ED selon l’ordre du jour élaboré par le.la directeur.trice.

2.3. Le secrétariat de l’ED

Le secrétariat de l’ED est implanté dans les locaux de Lyon 2, établissement référent de l’ED. Il bénéficie d’antennes dans chacun des établissements opérateurs constitutifs de l’ED (voir, ci-dessus, § 1) et, le cas échéant, en raison du nombre des doctorant·es inscrit·es dans certains établissements, de relais internes au sein de leurs composantes.

2.4. Les commissions ad hoc de l’ED

-    Les commissions doctorales de première inscription en thèse
Les demandes d’inscription en 1ère année sont traitées au sein des unités de recherche et/ou des composantes concernées via des commissions composées de toutes les HDR relevant de la mention de doctorat, qui peuvent être consultées lors d’une réunion et/ou électroniquement. Elle se réunit au moins une fois chaque année avant le 30 novembre.

-    La commission des dérogations
La Commission des dérogations a pour mission de se prononcer, après examen des dossiers, sur toutes les demandes de réinscription dérogatoire (voir, ci-dessous, § 8).
Elle s’assure ainsi de la bonne application de la politique d’admission en Doctorat et veille au suivi des cursus doctoraux longs.
Elle est composée de la direction de l’ED et de représentant·es de chacune des équipes de recherche associées à l’ED (voir, ci-dessus, § 1). Elle se réunit au moins deux fois chaque année avant le 30 novembre.

-    La commission des formations
La Commission des formations a pour mission de définir l’offre annuellement proposée aux doctorant·es au titre des formations transversales prises en charge par l’ED (voir, ci-dessous, § 6). Elle procède à l’évaluation des formations dispensées au cours de l’année universitaire précédente et propose les modifications qu’elle juge nécessaires : suppression, redéfinition des objectifs pédagogiques, création.
Réunie au moins une fois pendant l’année universitaire durant l’hiver, à l’initiative du.de la directeur.trice de l’ED, elle est constituée de membres volontaires siégeant au conseil de l’ED, qui comprennent obligatoirement
•    de représentant.es des doctorant·es élu·es au Conseil de l’ED ;
•    des représentant.es des établissements.

-    La rentrée solennelle
Organisée par la direction de l’ED chaque année en janvier, la rentrée solennelle est l’occasion, notamment pour les doctorant.es en 1ère année, de prendre connaissance de l’organisation et du mode de fonctionnement de l’ED.

3. Nombre autorisé d’encadrements

- Chaque HDR est autorisé.e à encadrer au maximum 10 doctorant.es, co-directions ou co-tutelles incluses.
Pour les MCF non HDR, les procédures peuvent être différentes selon les établissements. L’intéressé.e adresse au secrétariat de l’ED une demande d’agrément comportant obligatoirement un curriculum analytique et un avis de la direction de son unité de recherche : cette demande est examinée par la direction de l’ED qui, après avoir exprimé son avis, la transmet pour validation à la Vice-Présidence Recherche. Si cette dernière la valide, la demande est envoyée à la CR de l’établissement d’inscription de la thèse pour validation. Le nombre de thèses encadrées sous ce régime est de 3 au maximum, l’intéressé.e devant fournir des éléments tangibles de finalisation d’HDR.

Dans des circonstances exceptionnelles, une dérogation peut être accordée par l’ED et la CR de l’établissement d’inscription de la thèse.

4. Politique de recrutement et de sélection des doctorant.es

Règles générales
Sauf disposition particulière des établissements, il n’existe pas d’obligation de financement des doctorant.es.
La mention « Bien » et la note minimale de 14/20 au Mémoire de Master sont exigées pour toute inscription. Une dérogation est possible dans des cas exceptionnels ; les demandes seront instruites par les commissions de première inscription des mentions de doctorat ; l’avis final est donné par l’ED.

Modalités de saisine du jury de l’ED
Le jury de l’ED se charge du recrutement et/ou de la sélection des doctorant.es dans les cas suivants :
- Les contrats doctoraux et certains types de financements publics (p.ex. allocations de la Région) sont accordés par l’ED dans le cadre de son jury annuel.
- D’autres financements (p.ex. ANR) doivent faire l’objet d’une validation finale par l’ED.
- Enfin, pour des financements spécifiques délivrés par d’autres ministères que celui de l’ESR, l’ED doit être informée.

Composition du jury de l’ED
Le jury est une émanation du conseil ainsi que des équipes de recherche. Il comprend à ce titre un.e représentant.e des principales équipes de recherche associées à l’ED ainsi que le.la secrétaire de l’ED.

Modalités de fonctionnement du jury de l’ED
Le jury de l’ED fonctionne selon un calendrier annuel qui est voté par le conseil de l’ED, si possible au début du printemps et diffusé à l’ensemble des HDR de l’ED.
La première phase est celle de l’admissibilité des candidat.es. Sur dossier, elle est traitée par les commissions des mentions de doctorat / admission. Dans le cadre des CDU, l’ED octroie la possibilité de 2 candidatures successives au maximum.
Les candidat.es déclaré.es admissibles sont entendu.es en audition devant le jury de l’ED, qui se réunit au début du mois de juillet. Le jury délibère ensuite et vote pour sélectionner les candidat.es retenu.es et les candidat.es placé.es sur liste complémentaire. La liste des candidat.es retenu.es et en liste complémentaire est ensuite validée par un vote. Quorum et majorité absolue sont requis à toutes les étapes du vote, qui se font toujours à bulletin secret.


5. Modalités de mise en place des comités de suivi individuels de thèse

Les comités de suivi de thèse sont mis en œuvre par l’unité de recherche à laquelle est rattaché.e le.la doctorant.e Ils sont composés de 1 personne titulaire de l’HDR au minimum, choisie en dehors des personnes participant à la direction de la thèse. Ils se tiennent chaque année, à partir de la fin de la D2, avant la mi-septembre. Ils permettent d’apprécier l’accompagnement du cursus du.de la doctorant.e (encadrement, formation, engagement scientifique et institutionnel) et conduisent à l’élaboration d’un rapport, qui « formule des recommandations et transmet un rapport de l’entretien au.à la directeur.trice de l’ED, au. à la doctorant.e, et au.à la directeur.trice de thèse » (arrêté du 25 mai 2016, article 13). Ces recommandations portent sur la réinscription du.de la doctorant.e, et sur le déroulement de la thèse. Une fiche type du comité de suivi individuel de thèse est proposée par la direction de l’ED, amendée et validée par le conseil de l’ED.

6. Formation doctorale

Au moment de leur soutenance, les doctorant.es doivent avoir suivi un programme de formation équivalent à 140 heures (qui ne donnent pas lieu à la délivrance de crédits). Ces 140 heures de formation se répartissent de la façon suivante :
•    60 heures de formation transversale assurées (principalement) par l'Université de Lyon et l’ED. Les doctorant.es en situation professionnelle stable ou qui l'ont été pendant au moins un an (dans l'enseignement, dans une administration, dans une entreprise, etc.) et les doctorant.es bénéficiant d'une convention CIFRE peuvent en sont dispensé.es sur demande à titre dérogatoire ;
•    80 heures de formation disciplinaire proposées notamment par les unités de recherche, qui prennent la forme de séminaires thématiques disciplinaires reconnus, de stages de formation à des outils de recherche (logiciels spécialisés, etc.), d’une participation attestée aux activités scientifiques de l’unité de recherche, aux écoles ou universités d'été ou encore au montage de doctoriales ou autres rencontres de jeunes chercheurs.
Des enseignements dispensés et des formations suivies à l'étranger (en particulier par les doctorant.es inscrit.es en co-tutelle ou les doctorant.es ayant un terrain international) peuvent être prises en compte, de même que des formations doctorales proposées par d'autres Écoles doctorales ou établissements. Il sera demandé de produire une attestation de suivi de ces formations et de la réalisation de ces enseignements.

7. Aides financières accordées aux doctorant.es

L’ED propose aux doctorant.es deux types d’aides financières, selon le principe du co-financement significatif par les équipes de recherche de rattachement. Ces aides concernent :
•    la participation individuelle (avec communication) à une manifestation scientifique dans le cadre de la thèse ;
•    l’organisation collective d’une manifestation scientifique.
Les demandes doivent être adressées à la direction de l’ED.
Les conditions et modalités d’obtention de ces aides sont précisées dans une rubrique dédiée du site de l’ED.

8. Conditions des réinscriptions

Jusqu’à la 3e année, l’examen des demandes de réinscription est effectué successivement par le.la directeur.trice de thèse, la.la directeur.trice de laboratoire, enfin par la direction de l’ED (suivant le parcours proposé par l’application SIGED).
A partir de la 3e année, il sera tenu compte de l’avis du Comité de suivi individuel des thèses (voir, ci-dessus, § 5).
Dès lors que la réinscription devient dérogatoire (4e année à temps plein ; 7e année à temps partiel), les demandes sont examinées par la Commission doctorale de suivi des thèses (voir, ci-dessus, § 2.4) qui fonde son avis sur la fiche bilan annuel, sur le rapport du Comité de suivi individuel ainsi que sur la demande de dérogation déposée par le.la doctorant·e.

9. Possibilité d’année de césure

Conformément à l’arrêté (art. 14), à titre exceptionnel et sur demande motivée du ou de la doctorant.e, une période de césure insécable d’une durée maximale d’une année peut intervenir une seule fois au cours du parcours doctoral, par décision du ou de la chef.fe de l’établissement d’inscription, après accord de l’employeur (le cas échéant) et avis de la direction de thèse et de la direction de thèse de l’ED. Si la demande est accordée, l’établissement garantit au.à la doctorant·e sa réinscription en Doctorat à la fin de la période de césure.

Durant cette période, le ou la doctorant.e suspend temporairement sa formation et son travail de recherche, mais peut choisir de demeurer inscrit·e au sein de son établissement. Cette période n’est pas comptabilisée dans la durée de la thèse.

Le formulaire de demande de césure commun au sein de l’UdL, disponible sur le site de l’ED (voir, ci-dessous, §13), doit parvenir au secrétariat de l’ED entre septembre et décembre de l’année concernée. Les motifs qui peuvent être invoqués pour bénéficier de ce dispositif concernent, entre autres, une expérience professionnelle en rapport ou non avec la formation, la création d’entreprise et.ou d’activité en rapport ou non avec la formation, un service civique, un engagement volontaire associatif, en France ou à l’étranger, ainsi que tout autre projet personnel du.de la doctorant.e.

10. Conditions de soutenance

Composition du jury
Conformément aux dispositions de l’arrêté (art. 18), le jury de soutenance comporte entre 4 et 8 membres (directeur.trice de thèse ou co-directeur.trice éventuel·le inclus·es). Présidé par un·e professeur·e ou personnel assimilé, il est constitué au moins pour moitié de personnalités françaises ou étrangères extérieures à l’établissement d’inscription et à l’ED, choisies en raison de leurs compétences scientifiques ou professionnelles, et au moins pour moitié de professeur·es ou personnels assimilés.

La composition du jury doit permettre une représentation équilibrée des femmes et des hommes, équilibre défini ainsi :

La conformité de la composition du jury est certifiée par la direction de l’ED ou par son adjoint·e avant sa transmission pour désignation au.à la chef.fe de l’établissement opérateur.

Procédure
Au moins quatorze jours avant la date prévue pour la soutenance, deux rapporteur·es HDR, extérieur·es à l’établissement d’inscription et à l’ED, siégeant ou non dans le jury, transmettent au secrétariat de l’ED leur rapport préliminaire qui se conclut par un avis explicite, favorable ou défavorable à la tenue de la soutenance. Un avis défavorable entraîne soit l’abandon, soit le report de la soutenance après remaniement de la thèse : pour effectuer ce travail, le.la doctorant·e a alors la possibilité de déposer une demande de réinscription qui est examinée par la Commission doctorale de suivi des thèses (voir, ci-dessus, § 2.4). Le.la directeur.trice de l’ED ou son adjoint·e peut toutefois demander l’examen de la thèse par un·e troisième rapporteur·e pour éclairer sa décision. Les rapports préliminaires sont systématiquement communiqués au jury et au.à la doctorant·e avant la soutenance.
Sur la base de ces rapports préliminaires, l’autorisation de soutenance est délivrée par le.la chef.fe d’établissement après avis du.de la directeur.trice de l’ED ou de son adjoint·e.
Une fois la soutenance autorisée, le.la doctorant·e adresse aux membres du jury sa thèse accompagnée du portfolio exigé par l’arrêté (art. 15), qui répertorie l’ensemble des activités effectuées et des compétences acquises au cours de son parcours doctoral.
À l’issue de la soutenance, le jury prononce, après délibération, l’admission ou l’ajournement du.de la candidat·e. Le.la directeur.trice de thèse et/ou le.la codirecteur.trice éventuel·le ne prend pas part à la décision. En cas d’ajournement, le.la doctorant·e peut déposer une demande de réinscription dans l’objectif de remanier sa thèse en vue d’une nouvelle soutenance : la demande est examinée par la Commission doctorale de suivi des thèses.
Les formalités avant soutenance ainsi que les modalités de prise en charge des frais de déplacement des membres du jury sont définies par chaque établissement opérateur.

11. Informations sur l’insertion des docteurs de l’ED

Une information sur l’insertion des docteurs de l’ED sera proposée lors des réunions de rentrée à partir des enquêtes effectuées par les différents services (des établissements, de l’UdL et du Ministère).

12. Mise en place d’une procédure de médiation

Dans l’éventualité d’un litige survenu au cours du déroulement de la thèse, et dans l’hypothèse où une première médiation au sein de l’unité de recherche n’aboutirait pas à un règlement du litige, une procédure de médiation est mise en place par l’ED sur demande du.de la doctorant·e ou de son.sa (ses) (co)directeur.trice(s) de thèse, ainsi que le prévoit la charte des thèses en son paragraphe 6.
Une fois saisie, la direction de l’ED instruit la demande, en sollicitant tous les avis utiles, puis propose une décision. Cette dernière doit être validée par la Vice-Présidence Recherche de l’établissement d’inscription du.de la doctorant·e.
À chaque étape, le.la doctorant·e peut se faire assister par un·e représentant·e doctorant·e élu·e au Conseil de l’ED ou dans l’une des instances de son établissement d’inscription.

13. Politique de communication
Site web
Compte tenu du nombre et de la dispersion des doctorant·es (en particulier de la proportion importante d’enseignant·es en poste, de professionels ou de doctorant·es résidant à l’étranger), le principal moyen de communication est constitué par le site web de l’ED (http://epic.univ-lyon2.fr) qui propose :
•    des informations générales : textes réglementaires, informations diverses, brèves d’actualité, offres de financement, etc. ;
•    des informations spécifiques : calendrier et résultats de la campagne de recrutement des contrats doctoraux, liste actualisée annuellement des formations proposées par l’ED, données relatives à l’insertion des docteur·es, par exemple ;
•    les comptes rendus des réunions du Conseil de l’ED ;
•    annonces des thèses soutenues au sein de l’ED et annuaire des directeur.trices de recherche ;
•    la possibilité de télécharger divers documents administratifs et pédagogiques, en particulier les formulaires relatifs aux comités de suivi, aux démarches de réinscription et à une demande de période de césure, ainsi que les pièces à joindre à toute demande d’aide financière.

Courriels
Des courriels sont envoyés périodiquement à l’ensemble des doctorant·es, notamment pour leur rappeler les modalités de réinscription et les avertir de l’ouverture des inscriptions à des modules de formation. L’inscription dans les formations donne lieu à des échanges individualisés permettant de conseiller les doctorant·es dans le choix des modules qu’ils.elles souhaitent suivre.
Obligation faite aux doctorant·es de signaler tout changement de leur adresse électronique lors de leur enregistrement annuel sur les listes de l’ED qu’ils.elles effectuent sur le site de l’ED.